La necessitat d'evidència documental de les decisions que siguin necessàries en situacions en les que es prenen en conjunt. El més sovint per fixar el curs dels esdeveniments s'utilitza aquest tipus de dades de gravació com el protocol.
La paraula "protocol" té diversos significats - que pot ser instal·lat i procediments en una situació determinada, i degudament dissenyat un document oficial que conté les dades de la seqüència durant la discussió, el debat i la presa de decisions en reunions, conferències i reunions. Recordeu que té diverses formes que difereixen en el seu propòsit. Acta de la reunió dels inquilins és un document d'una categoria una mica diferent que, per exemple, l'informe de les autoritats investigadores o d'un altre òrgan de vigilància.
Reunió de la comunitat col·legial permanent / temporal (reunió del comitè d'accionistes, els inquilins, Consell d'Administració) subjecta a la documentació obligatòria. Depenent de la decisió presa pel president de l'organització o grup, les actes de la reunió poden dur a terme en la seva totalitat (registre detallat de discursos, debats, preguntes i respostes) o la forma abreujada. Com a regla general, durant el secretari de la sessió o una altra persona responsable manté un registre de tot el que succeeix, recull materials relacionats proporcionats als participants, i després els posa en un sol document.
Pel que fa als requisits del document oficial, que es designen a les normes estatals que regeixen les polítiques correctes. Per exemple, en l'acta de la reunió dels propietaris o arrendataris dels representants d'altres grups i organitzacions, a més del nom del document i l'organització, la data de l'esdeveniment i l'agenda s'han d'indicar les dades del president, secretari, i els partits que hi assisteixen.
Un resum del sistema d'informació és la següent: Joc - fet (i) - decidida / estar d'acord. La precisió del conjunt de dades es va rubricar la signatura del president i el secretari. Si cal, els participants de la reunió poden obtenir-se com una còpia completa de les actes, així com un extracte de qualsevol part d'ella.
Alguns dels matisos de les dades d'informació és un document que reflecteix la població col·lectiu per a reunions, que viuen en edificis d'apartaments. En aquest cas, la reunió dels propietaris de protocol estan assegurant-se les dades en el formulari de l'esdeveniment (la reunió real de les persones o el vot absent en l'agenda), l'adreça real i l'àrea d'objecte dit separades, el nombre dels presents i votants que pertanyen a ells.
A més, l'aplicació obligatòria al document és una llista de cognoms dels participants (o els seus representants), amb el número d'apartaments, a la possessió. Si l'opinió dels residents es van rebre en absència, a la llista addicional s'ha d'especificar no només en les dades en humans, però també les seves decisions sobre tots els temes de l'agenda. Així mateix, també ha d'incloure informació sobre el document, el que confirma el dret de propietat o possessió d'una ubicació específica en una part de la casa, així com la voluntat de cada ciutadà sobre els aspectes indicats en l'ordre del dia de les formes clares i acceptades (d'acord, en desacord, abstenir). Només sota aquesta condició, els residents que compleixin minuts seran vàlides.