Regles de correspondència comercial per correu electrònic. Carta d'activitat: mostra. Com enviar un e-mail

Durant els últims deu anys, la correspondència comercial per e-mail ha guanyat popularitat i va esdevenir un dels principals mètodes de comunicació empresarial. Avui dia és difícil trobar una persona que, a la pràctica la comunicació interpersonal no seria utilitzar el correu electrònic. Tot i això, moltes persones avui en dia s'estan preguntant com enviar un correu electrònic perquè totes les regles s'han seguit? Igual que amb l'ajuda de les cartes competents formar el destinatari una bona impressió sobre el remitent?

Aquest article descriu les regles de correspondència comercial per e-mail, així com consells pràctics proporcionada en aquest article per ajudar a aprendre la comunicació empresarial adequada en la preparació dels correus electrònics.

Molts comencen la seva jornada de treball només per comprovar la bústia de missatges nous. Però, per desgràcia, tot i la prevalença d'aquest mètode d'intercanvi d'informació, moltes persones no saben com utilitzar correctament el llenguatge de la correspondència comercial, tenint correus electrònics d'una manera informal de comunicar-se.

A causa de la velocitat del lliurament de missatges de correu electrònic que facilita l'intercanvi de documents oficials importants, formes, aplicacions, però aquí la gent comet errors en enviar missatges de correu electrònic. Molt sovint passa que en la preparació d'un intercanvi de correu electrònic amb qualsevol arxiu de destinatari per qualsevol motiu no constitueixen els assajos que acompanyen i no encaixen en el tema, el que podria complicar la feina dels destinataris. El propòsit d'aquest article per a respondre a la pregunta: com enviar un correu electrònic, i observar totes les regles de la comunicació empresarial escrita per mitjà de correu electrònic?

En l'elaboració dels missatges de correu electrònic ha de ser omplert tots els camps

Regles de correspondència comercial per correu electrònic requereixen que el remitent per omplir tots els camps proporcionats al correu electrònic, com ara la direcció i el nom del destinatari i el remitent. Necessàriament ha de ser descrit com un tema que descriu breument l'essència de la carta enviada. Molt sovint descrit correctament pel tema de la sort va enviar cartes i la velocitat per resoldre el problema plantejat en la mateixa. correus electrònics de negocis han de començar amb una salutació - aquesta simple expressió de respecte pel receptor és molt important per a tota la correspondència. Després de la salutació ha de ser seguit pel text, que es diu "el cos de la carta," i en l'extrem esquerre d'una signatura, per exemple, "Salutacions, Brice Peter Ivanovich."

Salutació en correspondència comercial

En aquest moment hem d'afinar encara més el seu enfocament, com un gest de respecte és molt important en tots els aspectes de les comunicacions de negocis. frase salutació adequat és "Bon dia" o "Hola". La correspondència comercial pels límits dels remitents de correu electrònic en l'ús de la frase "bona tarda" o "Bon dia", com el destinatari pot llegir la carta molt de temps després de la seva recepció. Tampoc és correcte utilitzar a manera de salutació expressions col·loquials utilitzats en una conversa casual.

Després de les paraules o frases de benvinguda s'han de fer al destinatari pel seu nom i patronímic, com si el nom del remitent és desconegut, aquest punt es pot ometre. Després de les paraules de benvinguda pot passar a la presentació de la carta de destinació.

Adjunts en correspondència comercial per e-mail

Si l'objectiu principal de l'escriptura no només s'escriu la història i la presentació del tema en qüestió, sinó també l'administració de l'arxiu, el millor és atenir-se a enviar objectes en el primer lloc. Sovint passa que molts transportistes, a causa de la manca de cura, que descriuen l'essència de la qüestió en el text de la carta, s'oblidi d'adjuntar la inversió necessària. Aquesta negligència pot afectar negativament a la reputació comercial de l'empresa del remitent.

Correu electrònic ha de ser reconeixible i concisa

correspondència comercial per regles de correu electrònic del remitent requerir tenir un nom de correu electrònic reconeixible, que ha de portar la informació correcta sobre el nom del remitent. Molt concisa i no mirar, cartes i apel·lacions oficials ximples, quan l'adreça electrònica indicada expressions informals o paraules, per exemple, correu electrònic «limon_petya». Es veu molt poc digna per a un adult. Per al negoci correspondència és millor crear una adreça de correu electrònic per separat i observar l'etiqueta de correspondència comercial per correu electrònic.

Ús de la funció de resposta ràpida (resposta) sobre la resposta rebuda anteriorment cartes

Respondre funció o resposta (de forma abreujada es veu com :) Re ajuda a l'usuari una forma ràpida de respondre a enviat anteriorment al remitent del missatge. Aquesta funció també té una aplicació universal per llegir la conversa prèvia amb la persona sobre un tema determinat. Però les regles de correspondència comercial per correu electrònic requereixen que el remitent per canviar el nom del tema de l'escriptura del negoci, si en el moment de la discussió correspondència es canvien.

Abans d'enviar una carta comercial ha de ser la correcció de proves d'ortografia i puntuació

Correu electrònic facilita l'intercanvi d'informació, però la correspondència comercial no ha de descuidar les regles de la llengua russa, com va admetre error per descuit podria afectar la credibilitat del remitent. Abans d'enviar un correu electrònic, vostè ha de veure el text diverses vegades i comprovar a fons dels errors ofograficheskih i de puntuació. Molts clients de correu electrònic tenen una funció de correcció ortogràfica, pel que ha de prestar atenció a les paraules subratllades en vermell. En cas de dubte de l'ortografia correcta, vostè ha de buscar l'ajuda d'Internet o comprovar l'ortografia utilitzant el diccionari d'ortografia.

camp de destinatari ha de ser omplert en l'última volta

Per evitar l'enviament de cartes sense acabar o sense editar de l'adreça de destinació d'una carta de negocis han de completar-se en l'últim moment abans d'enviar. Aquesta regla també s'inclou en els fonaments de la correspondència comercial per correu electrònic. Passa que en omplir els camps Correu electrònic destinatari per oferir una llista de utilitzat prèviament pel destinatari, sinó que també ha d'aguditzar el seu enfocament per tal de no enviar per error una carta de negocis elaborat pel destinatari.

L'estructuració d'una carta comercial

El text de regles d'estructuració no només s'apliquen a paper, sinó també a les regles de correspondència comercial per correu electrònic. No sempre és convenient per al destinatari llegir grans quantitats de missatges de text a la pantalla. Per simplificar aquest punt ha de ser trencar el text de forma lògica els paràgrafs petits i evitar l'escriptura de cartes comercials propostes de text sofisticats. La longitud òptima d'una sola frase en una carta de negocis ha de ser no més de quinze paraules.

L'essència d'una carta comercial s'ha de proporcionar als mèrits

A més d'aquest tema d'una carta comercial, un receptor ha d'interessar i clarament formulada la primera i la segona frase del text del cos. La tasca de l'emissor és presentar a l'inici d'escriure el problema o assumpte sobre el qual es dirigeix al destinatari. A la primera frase, que ha de designar-propòsit que s'envia a una carta de negocis. Mostra: "L'informem que els termes de la responsabilitat en virtut del contracte №45 del 2017.01.02," a posar materials a granel "arribant al final. Per ampliar el contracte, ha de presentar un segon paquet de documents ". Gràcies al destinatari objectiu designat és capaç de captar la idea principal d'una carta comercial. Si les lletres són de text massa gran, és millor aprofitar la facilitat d'unir una funció de la inversió en forma d'un document de text, però amb un quadre de text s'ha de deixar a l'assaig d'acompanyament que il·lumina una carta comercial. Mostra: "Jo t'envio a introduir una còpia electrònica de la carta de" Mac-operació ". Informe a la seva decisió sobre la pròrroga del contracte №45 del 2017.02.01, "En posar materials a granel" en una carta a la data límit. "

Per a cada correus electrònics de negocis han de ser contestades

Hi ha exemples negatius de correspondència comercial, el destinatari ignora la carta comercial, per qualsevol motiu. A vegades, en realitat pot haver casos en que la resposta no es pot donar a causa de certes situacions, per exemple, la solució a llarg termini per al problema pot trigar diversos dies o el destinatari estan en el pensament i no pot respondre immediatament a la pregunta. En aquest cas, un breu comentari sobre la matèria, per exemple, "Hola, Peter Ivanovich s'ha de donar. He rebut la seva carta, però avui resulta difícil de respondre, perquè no he de consultar amb els seus superiors. Vaig a informar sobre el problema de la directora general de la nostra empresa i els donaré una resposta oficial a finals de la setmana. Atentament, Gerent de Vendes d'Ivan Belov Gennadevich. "

Val la pena recordar que si no es dóna resposta dins dels tres dies de treball, el fet que el silenci de la carta comercial destinatari pot estimar-se com l'abandonament o rebuig a la comunicació amb el remitent.

En l'elaboració de la carta de resposta ha de respondre a totes les preguntes plantejades

Si la carta està dirigida a un destinatari haurà qüestionar el caràcter, en l'elaboració de la carta ha de donar respostes a les preguntes a la priorització, que està present en el text resultant de la carta comercial. Si se'ls van fer preguntes, l'emissor espera rebre respostes específiques. En l'elaboració de les respostes de lletres no han de ser numerades, només ha d'expressar pensaments en ordre. Per respondre a totes aquestes preguntes, primer ha de rellegir diverses vegades van rebre una carta de negocis, i si massa preguntes, el millor és escriure per separat, per evitar perdre. Si no pot donar una resposta a algunes d'aquestes preguntes, cal assenyalar que en aquest moment, per qualsevol raó, la resposta no pot ser donada.

No abusi dels acrònims, disseny emocional i capitalitzar

Hi ha exemples negatius de correspondència comercial, on es dilueix remitents, utilitzant senyals informals en forma de somriures. El seu ús és popular a les xarxes socials, però les regles de correspondència de negocis no reben bé aquestes mostres d'emoció, perquè el destinatari no pot conèixer el seu veritable valor, i els accepta com incomprensible per a ell un conjunt d'errors de puntuació.

També val la pena renunciar a escriure el text en majúscules. A Internet un conjunt de paraules escrites en majúscules es diu "cridant frases" i frases porten sovint un color negatiu. Destinatari en llegir la carta de presentació electrònica es pot considerar una font negativa que serà perjudicial per a la percepció de significat. En el cas que una carta de negocis és necessari posar l'accent en la importància d'un punt, fer un millor ús de frases introductòries, per exemple, "Si us plau, tingui en compte que cal proporcionar un paquet de documents per a l'ampliació del contracte a molt tard el 2017.10.02 any", o "Si us plau, tingui en compte que els documents l'extensió del contracte haurà de ser presentada abans de l'any 2017.10.02 ".

No cal transmetre informació sensible a través de correu electrònic

Per transmetre informació personal o confidencial és millor abandonar comptes de correu electrònic, ja que hi ha un risc d'intercepció d'informació als pirates informàtics a utilitzar per als seus propis fins. Aquesta informació pot incloure: números de telèfon, contrasenyes de targetes de crèdit, comptes bancaris personals, etc. És important recordar que la informació s'emmagatzema en el servidor d'agent de correu i en el cas de la pirateria pot ser robat ...

La carta ha de ser necessàriament la signatura del remitent

Com es va esmentar anteriorment, cada correu electrònic enviat ha de contenir la signatura concretat. Sovint bústies de desenvolupadors van introduir el bloc de signatura, en la qual pot introduir les seves dades sobre la posició, nom i número de telèfon de contacte. Posteriorment, la unitat es mostrarà automàticament en l'extrem de cada correu electrònic, el que simplificarà la tipificació. És important crear una signatura que el destinatari sigui capaç de respondre amb la lletra de la direcció correcta al remitent. Un exemple d'una firma podria tenir aquest aspecte: "Sincerament, Cap de Vendes Petrov Nikolai Aleksandrovich, 79810000000."

Treure conclusions, cal assenyalar que per tal d'entendre com dur a terme la correspondència comercial per e-mail, no és necessari el desenvolupament d'elements addicionals i complexes. Només s'ha d'atenir a les regles bàsiques d'etiqueta i respectar les regles de la llengua russa.