Tipus de nomenclatura dels assumptes, les característiques i finalitat

Organització de la gestió de documents eficaç a l'empresa és impossible sense la creació de condicions adequades per a això. или на бумажных носителях. Un d'ells actua com la nomenclatura dels assumptes en forma electrònica o en paper. Si l'especialista, les activitats estan relacionades amb els documents, pregunti: "¿Quins són els tipus de nomenclatura dels assumptes", - ha de cridar amb precisió. El fet que aquests empleats estan obligats a conèixer la classificació per orientar ràpidament a si mateixos en la documentació matriu.

La gamma de casos: concepte, tipus, contingut, valor

Abans de descriure l'ordre de la creació, entendre la terminologia. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Tipus de casos nomenclatura són categories desenvolupades en la forma prescrita de llistes sistemàtiques dels noms dels complexos dels documents generats per l'empresa durant la seva activitat, indicant els períodes d'emmagatzematge. Són necessaris per a la recerca ràpida dels actes necessaris. la velocitat de les transaccions dependrà de la gamma de qualitat. Les llistes utilitzades per distribuir i grup actua en pràctica en la carpeta, els períodes de conservació establerts indexació segures. Proporcionen una creació d'arxius de referència i serveixen com a font de la informació comptable. , как типовая, примерная, индивидуальная. A la pràctica, aquest tipus de nomenclatura utilitzada funciona com un individu típic, a tall d'exemple. L'empresa està obligada a desenvolupar de forma independent una llista tenint en compte les característiques específiques de les seves activitats.

requisits

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Donada la varietat de tipus de casos, les seves característiques i finalitat, la normativa defineix les regles usades en la seva compilació. de la següent manera durant la formació de les llistes:

1. Observar la unitat d'enfocaments per a la comptabilitat, descriure, organitzar, buscar i emmagatzemar documents.
2. Utilitzar la indexació. Proporciona modificacions, correccions i addicions a les seccions pertinents de les llistes.
3. Controlar els índexs d'estabilitat.

característiques generals

, указанные выше. Examinem breument el propòsit i la gamma de tipus de casos esmentats anteriorment. llistes individuals es desenvolupen per a una organització específica. Reflecteixen la documentació utilitzada per a les seves activitats quotidianes. En la mateixa indústria tendeixen a involucrar les empreses que utilitzen el mateix tipus d'actes. номенклатуры дел. Per la seva unificació i grups usant la nomenclatura estàndard i sobre els correus Afers. Aquests últims tenen una recomanació. дел являются обязательными. Els tipus típics dels casos nomenclatures són obligatoris. Se solen instal·lar amb un índex unificat per a les empreses en tota la indústria (del sistema). nomenclatura típica i exemplar compilat organitzacions de pares. Serveixen com a base per a la formació dels llistats individuals per a negocis específics. Ells, al seu torn, objecte d'acord amb les estructures superiors. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Tipus de nomenclatura dels assumptes i el seu disseny són dirigits per professionals qualificats. Ells se senten atrets per l'inventari i organització del treball amb ells. Format nomenclatura s'ha de coordinar amb l'oficina i arxiu de negocis.

factor important

La nomenclatura dels assumptes ha de ser present en totes les empreses, independentment de l'existència d'una norma o d'un inventari. Per a l'organització es considera òptim desenvolupament del document consolidat. подразделений. Inclou tot tipus de nomenclatura dels departaments d'afers. Una llista consolidada d'acordar amb l'arxiu apropiat. Després de la seva aprovació, el líder en unitats estructurals transfereix seccions de descàrrega per al seu ús en el seu treball.

Els detalls de la preparació de

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Per als empleats, el desenvolupament de llistes de control, és important saber no només quins són els diferents tipus de nomenclatura dels assumptes, sinó també la composició, el nombre de documents que s'utilitzen a l'empresa. En les seves activitats, els experts utilitzen la posició de l'organització, actual i la llista d'actes, el personal, les classificacions, inventari, arxiu de referència de l'any passat i així successivament. L'esquema de nomenclatura de classificació dependrà principalment de l'estructura de l'empresa. importància considerable i funcions que realitza l'organització. En aquest sentit, ja que les categories de classificació poden actuar com a divisions internes, i les tasques de gestió.

tipus de documents

La gamma de casos ha d'incloure tots els actes que reflecteixen les activitats de l'empresa. Documents que són utilitzats per les associacions públiques s'inclouen en la llista d'organitzacions amb les que van ser creades. En la nomenclatura pot ser negoci present i sense acabar que venia de terceres empreses per a les solucions, arxiu de referència. No inclòs en la llista de publicacions. Aquests inclouen, entre d'altres, inclouen col·leccions de decisions, butlletins, manuals, revistes de referència, fullets, cartells, etc. No inclogui la gamma dels alfabets i altres materials auxiliars, que no reflecteixen les direccions principals de l'organització.

L'ordre general

списка разделов и подразделов классификационной схемы. El text de la nomenclatura dels casos pren la forma d'una llista de seccions i subseccions de l'esquema de classificació. En els documents capçaleres complexos mateix temps especificats. la informació necessària dels documents estan escrits en forma de declaracions. Posteriorment, s'utilitzen en la formació de l'element de projecte. La llista pot aparèixer en la forma d'una taula. Per exemple:

La nomenclatura dels assumptes en el tipus d'escola correccional 8

Determinar l'idioma dels subtítols

Es porta a terme d'acord amb les regles establertes. En particular, han de:

1. En la forma generalitzada reflectir amb precisió el contingut de la caixa, la composició dels documents que es col·loquen en ella, l'espècie i l'accessori funcional.
2. Incloure els elements d'unió disposats en una seqüència clara:

• Nom del tipus o subtipus. Això pot ser un registre de correspondència, ordres, protocols, i així successivament.
• Nom de la unitat d'organització / estructural. No ha de contenir informació sobre el creador / autor del document.
• Nom de l'empresa, la qual serà dirigida cap o des del qual se suposa que ha d'arribar actes que es col·loquen en el cas.
• Breu descripció dels documents.
• El nom del territori, que s'associa amb el contingut dels actes.
• Període (data), a la qual els documents es col·loquen en el cas. També proporciona informació sobre la disponibilitat de còpies.

Actua sobre un tema

En la formulació dels títols dels casos en què hi ha aquests documents, si no impliquen seqüència d'execució, la paraula "documents", i al final (entre parèntesis) indiquen els seus principals tipus. Això pot ser els informes, plànols, etc. La formulació pot ser per exemple de la següent manera:. "Documents de seminaris sobre arxius a l'empresa (llista de publicacions recomanades d'ensenyament, llistes)."

correspondència

casos encapçalaments en què està contingut, inclouen el terme apropiat. Després de la paraula "correspondència" indiquen, sobre quin tema i dels quals es va dur a terme. En el títol dels casos en què hi ha cartes de corresponsals homogenis, no es donen els seus noms. En canvi, indiquen una espècie comuna. El text, per exemple, pot ser la següent: "La correspondència amb les ramificacions en la presentació d'informes i la planificació anual de l'organització." Si hi ha lletres en diversos corresponsals, que tampoc s'enumeren a continuació. En aquest cas, indiqueu només el tema de la comunicació. Per exemple: "correspondència sobre assumptes relacionats amb l'adaptació del personal." El nom d'un corresponsal específica indica només quan en realitat només contenen cartes a ell i des d'ell.

Els documents relatius a una localitat específica

Si les coses es formen a partir de tals actes, els títols són noms específics de les unitats administratiu-territorials corresponents. S'ha de tenir en compte una sèrie de matisos:

1. Si el contingut del conjunt de documents que inclou diverses àrees homogènies, els seus noms específics no s'enumeren. En aquest cas, donat el seu nom de model global. La frase podria ser: "Els documents sobre l'organització de la interacció de Caps de Defensa de lluita contra el terrorisme."
2. Si el contingut està relacionat amb un de la unitat administrativa-territorial, el seu nom indica a la capçalera.

a més

En els casos de titular, que inclouran els documents de planificació / declaracions inclouen dades sobre el període per al qual es componen. Això pot ser un trimestre o un any, mig any. Els títols dels casos utilitzats per resumir documents homogenis, el cognom s'indica en plural. Per exemple: "Resolucions sobre la promoció dels empleats de l'organització."

la creació de volums

En els casos on se suposa que va a estar format per diverses parts (per exemple, amb una quantitat significativa de documentació), formulada primer un col·lector comú, i llavors (si cal) - el nom de les parts. L'última funció d'actualització realitzat. Per exemple: "Memo per al 2015", "Volum 1. Nota per a la primera meitat de 2015". En el curs de formació i remoció de complexos de capçaleres es poden especificar els documents. Al mateix temps que es va prohibir la inclusió en ells aerodinàmic redacció, no específica. En particular, no es permet l'ús de paraules com ara "diferent", "correspondència general" i així successivament. Es recomana evitar l'ús de girs complicats i paraules introductòries.

racionalització

Es pot fer de dues maneres:

1. Durant la formació de la nomenclatura de tota l'organització a la part superior de la llista suportar titulars de negocis, inclosos els actes administratius i d'organització. A continuació, en ordre d'importància per indicar els noms de les altres categories (contractuals, de planificació i presentació d'informes, etc.) descendent. Consolidació dels casos en l'estructura de particions, així com l'assignació dels cognoms es basarà en fets concrets i funcionals de relació dins d'ells.
2. En la formació d'una llista consolidat dels noms de les seccions actuarà directament noms divisions sobre la base que està fet esquemes de classificació. Els noms estan disposats d'acord amb la dotació de personal.

definició de termes

període preestablert és necessària per garantir l'organització d'un seguiment periòdic de la seva aplicació, l'ajust oportú de les maneres d'emmagatzematge. Per exemple, el temps pot variar d'temporal a permanent, si hi ha raons per a això. El període prescrit ha d'estar d'acord amb el model de dades (departamental) la llista dels documents que es creen durant l'operació de l'empresa. Si aquesta llista no està disponible, utilitzar la nomenclatura aproximada / típic. Determinació dels períodes de retenció també es pot dur a terme en coordinació amb les autoritats competents dels Arxius Federals.

L'assignació d'índexs

Es porta a terme per a la identificació de funcionament i lliure d'errors dels casos i els documents inclosos en ells. Índex representa un símbol format amb números aràbics. Pot incloure per divisió de codi amb l'addició d'un número de sèrie de la caixa (amb un guió). Per exemple, el departament de comptabilitat s'assigna Codi 05. Com a document, la secció d'obertura dels defensors dels informes anuals. En conseqüència, la caixa que conté l'acte, com a part de la llista consolidada és l'índex de 05-01.