El rang dels casos. L'ordre de formació

Tots els documents després de la seva execució han de ser agrupats en el cas. El terme "business" d'acord amb GOST 51141-98 s'ha d'entendre un sol document o conjunt de documents, que es refereixen a una adreça particular de l'organització i es col·loquen en una carpeta sota coberta separada. Per a la correcta formació, emmagatzematge i registre de casos en cada organització anualment haurà (tenint en compte els canvis en l'entorn extern i intern) component d'assumptes de la nomenclatura, que és essencial per a una recerca ràpida de documents.

Quan la formació dels assumptes de qualsevol unitat ha de guiar-se pels requisits del sistema d'estat unificat de manteniment de registres. Les principals disposicions s'estableixen a l'GOST 51141-98, els principals documents del Departament d'Arxius del Govern de Rússia, directrius arxiu cossos, llistes de materials documentals. És imprescindible per complir amb els termes d'emmagatzematge de documents i arxius. Si una organització amb una estructura complexa i moltes funcions en cada departament i en tota l'organització aplicar els principis uniformes d'organització de documents, la formació i els casos d'indexació. Per tant, el personal del Departament d'Afers de Nomenclatura, un servei de qualitat, qualsevol altra unitat estructural o l'organització han de formar-tenint en compte els requisits dels documents normatius.

En el primer pas és identificar els temes i categories de documents, que han d'incloure les caixes unitat Nomenclatura o organització. Hem de partir de la necessitat de cobrir la totalitat de l'import de la documentació de com crear i rebre. Quan vegi les noves preguntes que no estan coberts per la nomenclatura, cal fer addicions. nomenclatura d'Afers manera ha de permetre l'actualització oportuna ella. Per tant, quan Afers d'indexació han d'oferir la possibilitat de nous índexs i excloure a substituir els índexs assignats prèviament ja formats casos. Passant assumptes pendents traslladarà al següent rang any a partir de la conservació del nombre original.

Títol de cada cas ha de ser clara i revelat completament la composició de la caixa i el contingut dels documents que es col·loquen en aquesta carpeta. En una carpeta s'ha d'especificar l'índex i el temps d'emmagatzematge de la caixa. Consolidació dels casos es porta a terme sobre la base del valor nominal, per exemple, ordres, instruccions, protocols i així successivament. Els casos poden ser configurades en detall, per exemple, la correspondència amb un cert reporter, la correspondència per al subministrament de matèries primeres, la correspondència amb la premsa, combinada en una base territorial, i així successivament.

Quan els documents d'agrupació han de prestar atenció a les condicions del seu emmagatzematge. No es poden combinar en un dels documents del cas d'emmagatzematge temporal i permanent o diferents períodes d'emmagatzematge. No està permès incloure en el projecte d'acord, documents irrellevants o còpies opcions es van multiplicar. En la formació dels assumptes s'han de verificar en presència de totes les signatures de documents i l'espai lliure apropiat.

Afers d'indexació i l'ordre de prioritat s'han de fer en ordre d'importància. La primera descriu els documents més importants (ordres, reglaments o altres documents administratius). La nomenclatura dels assumptes ha de contenir índexs i les partides de coses, els termes i condicions d'emmagatzematge, l'ordre d'evacuació. La gamma de casos aprovats per l'ordre establert en l'organització i acordades amb el oficial de l'Arxiu d'Estat de la regió. Al final de l'any en la nomenclatura emesa registre final que mostra el nombre de casos que es van obrir durant l'any en cada categoria. La presentació de casos d'arxivat o l'eliminació dels casos d'emmagatzematge temporal permanent (en la maduresa) es porta a terme d'acord amb el que estableix per la Instrucció sobre els treballs d'oficina de l'organització correcta.