Exemple de propòsit de viatges de negocis per a un registre correcte

Se sap que el propòsit dels viatges de negocis es pot trobar fàcilment en revistes especialitzades per a comptadors. Sembla que no és difícil aprofitar l'experiència preparada. Tanmateix, si el propòsit del viatge es formula incorrectament, el cost d'aquest no es pot tenir en compte en els costos per reduir el benefici imposable de l'empresa. Per tant, per demostrar que el negoci "viatge" del treballador ha de ser prudent i prudent.

Quins documents cal preparar?

És molt convenient quan un expert treballa a l'organització, que sap com organitzar un viatge de negocis. Però en moments de retallades massives, molts propietaris de petites empreses han de mantenir registres i compondre la majoria de documents oficials de forma independent.

Els emprenedors i empleats privats que no acaben els cursos de comptabilitat, si és necessari, estan interessats en com es porta a terme el registre de viatges de negocis.

No és cap secret que aquest procediment inclogui diverses etapes.

1. El cap de l'empresa emet un encàrrec d'un viatge de negocis en forma de T9. Conté:

• Nom complet Empleat;
• El seu número de personal;
• Posició;
• La divisió de l'empresa (departament, sector, departament) en què treballa l'empleat;
• Objectius i objectius del viatge, els seus termes, fonts de finançament (generalment els fons de l'empresari);
• Lloc de destinació.

El document s'adjunta a l'ordre - la base del viatge (memòria o invitació).

Fins 2013, també era necessari preparar una tasca assignada i un certificat de viatge comercial. Ara, aquests formularis no necessiten ser emplenats. Els costos laborals dels comptadors van disminuir, però van sorgir noves preguntes: com confirmar el fet del viatge per necessitat oficial i com demostrar que es va aconseguir l'objectiu del viatge de negocis?

En aquest sentit, en moltes organitzacions, els empleats segueixen emetent un certificat de viatge de negoci. Aquest és un document petit i, alhora, molt informatiu. El propòsit del document de viatge és el mateix que en l'ordre.

2. L'empresari compra bitllets de viatge, reserva una habitació d'hotel.

3. El membre del personal signa que coneix l'ordre, rep bitllets de viatge i informació sobre el lloc de residència.

4. Les despeses diàries es calculen. Segons la legislació, són:

- 700 rubles. Per dia - per sortides en el territori de la Federació de Rússia.

- 2500 rubles. Per dia - amb viatges de negocis estrangers.

L'empresari pot, per iniciativa pròpia, augmentar els pagaments, però en aquest cas es veurà obligat a contribuir al pressupost d'impost sobre la renda personal acumulat pels imports que superin aquests valors.

5. El salari de l'empleat es calcula durant la seva estada fora del servei principal. És la mitjana de guanys diaris multiplicats pel nombre de dies d'un viatge de negocis. Si el temps dedicat a un viatge de negocis disminueix parcialment els caps de setmana o festius, els salaris d'aquests dies es calculen en doble mida.

6. En tornar del viatge, l'empleat completa l'informe avançat sobre les despeses realitzades en el Formulari N ° AO-1 i inclou els documents justificatius: bitllets de viatge, xecs d'hotel, targeta de viatge, xecs de combustible, si cal.

7. Es resumeixen els resultats: és el propòsit del viatge aconseguit? L'empleat prepara un informe per escrit o presenta documents que confirmen el fet de l'acompliment de l'assignació de servei.

Què passa si no s'aconsegueix l'objectiu indicat del viatge?

És possible treure les despeses de viatge en aquest cas amb finalitats comptables per reduir la base imposable? Aquest assumpte encara planteja controvèrsia entre comptadors i representants del Servei Fiscal Federal. Aquests últims argumenten que els costos d'un viatge ineficaç no són acceptats per a la comptabilitat fiscal.

Els comptadors i empresaris, al seu torn, fan reclamacions per al reconeixement que el viatge de negocis de l'empleat és de producció, independentment del seu resultat. Sovint aconsegueixen defensar el seu punt de vista a la cort.

En particular, un exemple molt comú del propòsit del viatge: "Signiu un contracte amb el client". Hi ha la possibilitat que la transacció no es produeixi. Els impostos consideren, en aquest cas, una assignació excessiva de despeses en viatge de negocis a despeses per disminució del benefici. No obstant això, els responsables de les empreses han demostrat repetidament que en el transcurs de les negociacions es van establir forts llaços comercials amb clients potencials que podrien portar a la conclusió d'un contracte en el futur. El tribunal va reconèixer el dret del contribuent a acceptar les despeses de viatge a la comptabilitat fiscal.

Redacció "universal" per a tasques oficials

Actualment, els auditors experimentats recomanen: si hi ha algun dubte que s'aconsegueixi el propòsit del viatge, és millor designar-lo en l'ordre amb frases generals. Al formular tasques, es pot utilitzar formulacions gratuïtes. Anem a donar exemples dels propòsits dels viatges de negocis que no obliguen l'empleat a documentar el fet de la tasca:

"Ivanov I. I enviat a la ciutat de N-sk per:

• Resoldre problemes de producció,
• Les negociacions sobre la possible cooperació,
• Establir contactes comercials,
• Investigació de mercat sobre la possibilitat de comprar béns ".

El comandant no va complir la tasca indicada en l'ordre

Si s'ha establert un objectiu específic i no s'ha aconseguit, és acceptable sol·licitar una nota explicativa de l'empleat que contingui informació sobre:

• Per què no es va poder dur a terme l'assignació de serveis,
• Quin és el resultat del viatge,
• Que el "viatge" sostingut sigui econòmicament beneficiós per a l'empresa.

En presència d'una carta d'un empleat, les autoritats fiscals generalment reconeixen que les despeses de viatge a la comptabilitat fiscal són legals.

Quines condicions s'han de complir a l'hora d'assignar una assignació de servei?

Malauradament, els documents normatius no inclouen exemples correctes de viatges com a model. Les feines que l'empleat ha de resoldre durant el viatge, l'empresari determina de forma independent. Tanmateix, quan redacteu un encàrrec, és important tenir en compte alguns punts:

1. Per tal que les despeses de viatge siguin acceptades per a la comptabilitat fiscal, la necessitat operativa de traslladar un empleat a una altra ciutat o país hauria de ser evident. Per exemple, els costos associats a viatjar a una celebració corporativa o lliurament de premis no es poden incloure en despeses per reduir els beneficis.
2. Els objectius i objectius del viatge han de correspondre als deures oficials de l'empleat.
3. El terme i la ruta del "viatge" no poden contradir la seva raó. Per exemple, si un empleat va ser enviat en un viatge de negocis per participar en una exposició, ha de marxar en sentit contrari dins de les 24 hores posteriors al final de l'esdeveniment.

Direcció Executiva

Les primeres persones de les empreses i els seus diputats surten per a altres ciutats i països, per regla general, per:

• Realització de negociacions clau amb socis,
• Participació en esdeveniments oficials,
• Establir contactes amb clients potencials.

El viatge de negocis del líder sol fer-se sovint no per un ordre sota el formulari T9, sinó per un ordre que conté la frase: "Em vaig a endinsar .______________ amb l'objectiu ...". A disposició, com en l'ordre, cal indicar el nom. I la posició de l'empleat, la destinació, el propòsit i la missió del viatge.

Aquests són alguns exemples d'assignacions de treball que la primera persona d'una empresa pot assignar a ell o als seus diputats:

• Negociacions amb OOO "Kit";
• Demostració de mostres de productes de LLC "Standard";
• Participació a l'exposició "Materials elèctrics de Rússia", Moscou, 27 de setembre de 2016;
• Una presentació per als participants de la reunió "Kosmotechnika" el 20 de juliol de 2016;
• Participació al seminari "Com sobreviure a la crisi financera" el 21 d'agost de 2016, a càrrec de OOO Centre de Formació "Consulta" a Moscou;
• Presentació amb una conferència a estudiants i estudiants de postgrau de la Universitat Estatal de Moscou sobre el tema "Suport estatal al fabricant nacional";
• Intercanvi d'experiència amb els participants de la conferència "El negoci és fàcil i amb gust", celebrat del 10 al 15 d'octubre de 2016;
• Desenvolupament professional;
• Familiarització amb les noves tecnologies.

El viatge del director i els seus diputats també es pot connectar amb el control de qualitat de les oficines de la companyia. Anem a donar alguns exemples:

• Resumint les activitats financeres i econòmiques de la filial OOO Nasha Firma per al primer semestre de 2016;
• Participació en la revisió d'operacions financeres i comercials de la sucursal de LLC "Enterprise" a N-ske;
• Realització d'una anàlisi de la qualitat del treball i el certificat del personal de l'oficina addicional número 0233 a A-ski del 2 al 10 de setembre de 2016.

Si cal, el propòsit del viatge es pot dividir en diverses tasques més estretes. En general, no s'especifiquen en l'ordre, però es reflecteixen en els documents interns de l'empresa.

Així, per exemple, es poden establir les següents tasques amb el propòsit de "negociar amb la Perspectiva" LLC sobre la possible cooperació ":

1. Coneixement i reunió personal amb el Director General d'OOO Perspektiva: demostració de materials publicitaris, mostres de productes, discussió de terminis de lliurament.

Resultat esperat:

• Per establir contacte amb el cap de OOO Perspektiva,
• Per informar-lo sobre els avantatges competitius dels productes d'OOO Nasha Company i els beneficis de la cooperació,
• Accepteu un contracte per al subministrament del primer lot de mercaderies.

2. Participació en la reunió amb el departament de contractació de LLC "Empresa", debat sobre els termes del contracte.

Resultat esperat:

• Obteniu el dret de subministrar mercaderies amb prepagament del 100%, sempre que OOO "Perspektiva" ofereixi un descompte majorista de no més del 20% del preu especificat a la llista de preus (opció 1);
• Accepteu el lliurament de mercaderies per una quantitat de matèries primeres al mes, sense descompte, amb el pagament en quotes durant un període no superior a 3 setmanes (opció 2).

En tornar del viatge, el director resumeix si s'ha aconseguit el propòsit del viatge.

Gerents de vendes de viatges empresarials

Com organitzar un viatge de negocis per a un empleat responsable del servei al client i les vendes? Els gerents de vendes solen tenir objectius clars, expressats en termes quantitatius. Quant a la qualitat i qualitat que l'empleat compleix amb el pla d'empresa, els seus guanys i perspectives de creixement professional depenen.

Si l'empleat responsable de treballar amb els clients no compleix la tasca principal d'un viatge de negocis (vendre), l'empresari encara vol obtenir la màxima informació sobre el client potencial, les perspectives de cooperació amb ell, així com els motius pels quals no es va concloure l'acord.

A més, el cap de l'empresa, destinat a ampliar la base de clients, és important comprendre amb quina de les empreses competidores que col·labora el client potencial i en quins termes es compleixen els contractes.

Per tant, quan el gestor de vendes s'envia en un viatge de negocis, s'estableix un objectiu de diversos nivells, incloent-hi les tasques que es refereixen no només a les negociacions amb el client, sinó també a la recollida d'informació del mercat.

L'assignació del servei principal pot sonar de la manera següent:

• Realitzar negociacions i establir un contacte inicial amb LLC "Future Client";
• Conclusió d'un acord per al subministrament de materials per a l'empresa JSC "Client";
• Expansió de la base de clients, exploració de les oportunitats de mercat del Sr. N-ska;
• Participació a l'exposició "Materials de construcció avui" l'1 d'agost de 2016;
• Intercanvi d'experiència amb els gestors comercials de la branca occidental de l'empresa; Participació en la conferència corporativa "Transaccions rendibles";
• Formació de nous empleats del departament de vendes de la branca occidental;
• Organització i celebració del seminari "Treball reeixit".

"La conclusió d'un contracte per al subministrament de béns" - l'objectiu més popular del viatge dels empleats responsables de treballar amb els clients. Es pot resoldre en les següents tasques:

• Reunió amb un representant del departament de compres de LLC "Client futur", identificació i anàlisi de necessitats;
• Una visita a les empreses rivals de Sopornik 1 i Sopornik 2 com a "comprador secre": obtenció de llistes de preus, recopilació d'informació sobre els termes de cooperació amb clients, compilació d'un informe per al departament de màrqueting, identificació de les fortaleses de Sopornik 1 i JSC "Contendent 2";
• Negociacions amb el cap del departament de compres de LLC "Client futur", demostració de mostres de productes, acord sobre els termes del contracte;
• Reunió amb el director general de LLC "Futur client", signant el contracte.

En tornar d'un viatge, el gestor de vendes ha d'informar sobre el rendiment de cada tasca i els resultats obtinguts. S'acompanya de minuts de negociacions, anàlisi de les necessitats del client potencial, materials d'investigació de mercats, còpies de propostes comercials, contracte signat (si n'hi ha).

De la mateixa manera, es poden formular els objectius de viatge del cap de la unitat de clients o del director del departament de vendes.

Les tasques següents es poden assignar a l'equip directiu:

• Realització d'auditoria intraempresarial de transaccions de vendes,
• Control sobre el treball de la branca de l'empresa,
• Participació en la reunió del Comitè per millorar la qualitat de l'atenció al client,
• Proporcionant un informe de vendes al Consell d'Administració en la reunió anual.

Viatges amb finalitats de compra de materials

Els directors d'empreses, així com els empleats de les unitats dedicades a la contractació, sovint s'envien en viatges de negocis per comprar béns per a les necessitats de l'empresa.

En aquest cas, en l'ordre, podeu especificar qualsevol exemple del propòsit dels viatges de negocis dels següents:

• Realitzant negociacions amb OOO "Proveïdor potencial 1" i OOO "Proveïdor potencial 2", discutint termes de cooperació;
• Establiment de contactes comercials amb Zavod LLC, estudi del procés de producció i mostres de productes;
• Conclusió de contractes per a la compra de matèries primeres i components amb OOO "Materiala" i JSC "Detalls";
• Coordinació dels termes del contracte amb el proveïdor de LLC "Productor".

Viatge dels treballadors dedicats a la producció

Sovint, "viatjar" és necessari per als enginyers per a la instal·lació i instal·lació d'equips, constructors, treballadors. Per a aquests especialistes, qualsevol exemple d'una tasca de viatge fora de l'anterior és rellevant:

• Instal lació i proves inicials dels equips de producció "Line-1" a les botigues de JSC "Client"
• Instal·lació, ajust i posada en marxa de l'equip "Conveyor-100"
• Servei de garantia de la màquina "A-2",
• Treballs programats a la línia de producció de JSC "Client"
• Reparació no programada, reparació de falles de la màquina,
• Prevenció d'equips.

Els conductors de viatges de negocis

"Els empleats del timó" sovint han de viatjar a altres ciutats, amb la finalitat de transportar béns, documents, lliurament d'especialistes a llocs de treball.

Els viatges de negocis en aquesta categoria s'associa generalment amb l'exercici d'aquestes tasques:

• lliurament de director comercial de "estàndard" fins al punt de negociació amb el "Client"
• la recepció de materials en el proveïdor de magatzem, càrrega lliurament en el territori de la Ltd "La nostra empresa"
• reparació d'automòbils, compra de recanvis,
• diagnòstics tècniques del cotxe en una estació de servei autoritzats.

conclusió

Ara, vostè sap, en quins punts és important prestar atenció, el processament viatge d'empleat. En aquest article es pot trobar un exemple del propòsit de viatge, adequat personalment al seu cas.