Document oficial - Què és això? Concepte i tipus

Existeixen documents durant molt de temps. Es van reunir amb el llenguatge escrit. Els principals documents característiques estan arreglant i la posterior transmissió de la informació, l'enregistrament de dades i emmagatzemar-los. En implementar aquests objectius, diferents, incloent documents oficials. Àmbits de la vida pública en què s'utilitzen, una àmplia varietat.

classificació

Com es va indicar anteriorment, en diverses esferes de la vida utilitzant diferents, incloent documents oficials. еще существуют носители информации? Quins altres mitjans d'emmagatzematge? El paper pot ser personal. Aquests documents es creen fora de l'activitat oficial o l'execució de les funcions públiques. Ells inclouen cartes, diaris, memòries.

document oficial

– страна с особым государственным устройством. Federació de Rússia - un país amb una constitució especial. El seu territori té una legislació operen les agències de la branca, estatals. . A mesura que la base de les activitats recents són les regulacions oficials. Aquests actes prescriuen els procediments per al funcionament de les institucions, els límits de la seva competència, les responsabilitats, els drets, la responsabilitat dels funcionaris. La seva creació - un treball laboriós i requereix molt de temps. являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. Els documents oficials són les lleis, normes, reglaments, ordres i així successivament. La majoria d'ells tenen una orientació de gestió.

tipus de valors

Segons el mètode de fixació de la divulgació d'informació:

1. Document de text. Es tracta d'un acte, en el qual hi ha informació del personatge parla. Captura qualsevol enregistrament de so o qualsevol sistema d'escriptura vistes.
2. document oficial electrònic. акт, созданный и читаемый с использованием компьютера. Aquesta llei crea i es llegeix usant un ordinador.
3. document oficial escrita a màquina. акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств. Aquest acte, que la creació es realitza utilitzant maquinari.
4. document oficial escrit a mà. бумага, в которой знаки наносятся от руки. En aquest document, en el qual les marques s'apliquen a mà.

Aquestes categories s'utilitzen en els actes de les empreses, els governs. servei de l'oficina, el processament i emmagatzematge de documents.

document de gestió

Depenent de la relació de l'aparell administratiu de l'empresa o autoritat distingir els documents:

1. Safata d'entrada.
2. Interna.
3. Sortint.

Fets també difereixen en el seu nivell de restriccions d'accés. Sobre la base dels documents aïllats:

1. Secret. Estan marcats amb un segell especial. Per treballar amb aquest tipus de documents es necessita un permís especial.
2. Senzill.
3. L'ús oficial. Aquests actes també portar un segell. Són utilitzats pels empleats de l'entitat o empresa.

El grau d'autenticitat

Sobre la base dels documents es divideixen en:

1. Scripts.
2. Els duplicats.
3. Còpies.

L'acte original - la primera o l'única còpia d'un jurídicament vinculant. L'original de la signatura manuscrita serà certificat per un segell oficial d'aprovació, i té el segell del codi de registre. En l'original, no hi ha informació obligatòria, que va confirmar la seva validesa. Per exemple, pot ser informació sobre un lloc, l'hora de la creació. Duplicar - una segona còpia de l'original. Aquest document també té força legal. Es va emetre en cas de pèrdua de l'original. Cc és un acte en què la informació original està completament reproduïda, les seves característiques externes. En aquest cas, no té força legal. Una còpia pot tenir detalls especials, que certifiqui el compliment de l'original. En aquest cas, es fa vàlida.

mètode d'emmagatzematge i transmissió

Per cada document oficial establert un termini de l'arxiu. Els actes poden ser permanents, temporals (fins a 10 anys) o (més de 10 anys) d'emmagatzematge de llarg. Un període determinat pels Arxius Federals i fix en la llista de documents. Segons el mètode de transmissió es distingeixen:

1. Lletres.
2. Els missatges telefònics.
3. Telegrames.
4. Faksogrammy.
5. Tèlex.
6. Els missatges de correu electrònic.

contingut

Cada paper blanc s'utilitza per a fins específics. actes administratius, en funció del contingut poden ser:

1. Organitzativa i administrativa. Aquests inclouen, en particular, estatuts, reglaments, ordres, decisions, instruccions, reglaments, dotació de personal i així successivament.
2. Informació de fons. Aquesta categoria inclou telegrames, cartes, explicativa, oficina, notes, actes, certificats, i així successivament.
3. Paper en el personal. Aquests inclouen els arxius personals, ordres, registres d'ocupació, estats de compte, contractes, fulles de vida, perfils, característiques i així successivament.

estructura

Hi ha dos components que conformen el document oficial. Aquesta informació i l'element legal. A principis dels 70-s. un nou concepte va ser introduït a Arxiu. Es van convertir en el terme "informació del document". Sota S'ha d'entendre la informació pública o processats en el nivell del pensament humà i formar diferents tipus de dades i fix en un mitjà tangible per al processament i emmagatzematge. L'anàlisi de les definicions existents del document identifica diversos enfocaments per a la seva interpretació. Ell és:

1. Un objecte material.
2. suport de dades.
3. Informació documentada.

cita

S'utilitza en la pràctica, la definició del document emfatitza l'essència de la seva informació. Acte mitjançant la visualització de la informació així assegura la seva conservació i acumulació. Juntament amb aquest document suggereix la possibilitat d'una major transmissió de la informació als altres, que es repeteix el seu ús. Actuant com un mitjà d'emmagatzematge, que és una part integral de l'organització interna de les companyies, organitzacions, empreses. La informació s'utilitza en la presa de decisions administratives utilitzades com a prova del seu rendiment i la generalització de la font de dades. A més, el document serveix com a material de referència per a l'activitat de recerca. Com a part de la gestió que és el tema del treball i el seu resultat, perquè la decisió és escrita i consagrat en la Llei.

requisits

Estan elements presents en cada document vinculants. Aquests inclouen, en particular, inclouen:

1. Nom.
2. Text.
3. Data.
4. Resolució.
5. aprovació Grif / acord.
6. El destí, i així successivament.

Els diferents actes de diferents nivells de detalls. El seu nombre es determina per crear un document, els requisits que s'apliquen a tot el contingut, propòsit i altres factors. En molts documents de la quantitat de dades és limitada. Si l'acte no es troba o s'ha especificat incorrectament qualsevol dels elements requerits, pot ser declarat nul.