Gerent d'Oficina - ¿qui és? administrador de tasques d'oficina

"Plàncton", "managery" - totes aquestes definicions s'apliquen a poc afavoridores del treball dels treballadors d'oficina. Però és inútil tipus de treball? Gerent d'Oficina - ¿qui és? Quin és l'abast de les seves funcions?

Gerent d'Oficina - ¿qui és?

Oficina professió gerent es confon sovint amb la professió de la secretària. Però la diferència entre aquestes dues professions encara allà. Per tant, el gerent de l'oficina - ¿qui és?

El gerent de les àrees d'oficina és un gerent o administrador. Es regula un treball d'escriptori, sent un important vincle informatiu entre els empleats i els seus superiors, clients i empleats, etc.

Les més actives les activitats d'una organització, els majors problemes amb els seus assumptes diaris i documentació de l'organització Petty. La seva aplicació i proporciona gerent de l'oficina.

S'assegura que tots els documents actuals, així com les ordres dels superiors van ser dissenyats adequadament manera. En aquest cas, l'equip de gestió de comandes ha de ser oportuna comunicada als empleats de la companyia, totes les queixes dels visitants s'han de tenir en compte i oferir als empleats reportats a les autoritats.

Per tant, la contractació externa, així com els enllaços de comunicació en l'empresa en part a càrrec dels directors d'oficina.

Lloc de treball i salaris

Es necessita gerent de l'oficina en qualsevol empresa que té un gerent d'oficina i almenys uns pocs treballadors. En organitzacions petites, una llista de les funcions d'un especialista, és molt menor que, per exemple, en una gran corporació. En una empresa gran gestors oficina pot ser diversos, i cada un d'ells està assignat al seu departament.

Resulta que la demanda d'aquests especialistes és bastant alt, i potser seguirà creixent. Però això és perspectives de carrera pràcticament cap. Sobretot si, en el càrrec de la gestió, la persona ja no és amo de qualsevol professió.

A causa del fet que els càrrecs no són massa complexos, la competència per un lloc de treball, en el més mínim vermella a Rússia, és prou alta - 6 persones per cada lloc vacant. El salari dels estàndards de capital baixos - 27 mil rubles.

El capital cultural - Sant Petersburg - el sou d'aquests empleats inferiors per uns 5-7 mil, i la competència és diverses vegades superior. Com més a la perifèria del país, els menys salaris i més sol·licitants per a la posició.

Les qualitats personals necessàries

Ordres que es reben pel gerent de l'oficina, en general requereixen l'aplicació urgent i ràpid. Per tant, a partir de la demandant a la posició requerida, en primer lloc, la diligència, promptitud i puntualitat. També és important una bona memòria i capacitat de concentració.

L'home, el titular ha de ser amigable i sociable perquè en algunes situacions als clients que serveix com un representant de l'empresa.

Office Manager ha de tenir discurs competent i lògicament construïda, i mantenir l'ètica empresarial, ja que sovint se sent atreta per l'organització de reunions de negocis i reunions d'empresa.

El coneixement útil, com un bon electricista o número de telèfon d'un servei de lliurament de menjars, també no va interferir. Després de tot, moltes empreses de venda a l'oficina, així com personal de la sacietat gerent també monitoritzat.

habilitats requerides Gerent d'Operacions

1. El primer requisit per tal empleat - fluència en un PC i Internet. Si a més de Word i Excel, el postor posseirà el Photoshop o "Administrador d'pikcher Oficina" - aquesta és una altra raó per prendre el treball era seu, no una altra persona.
2. Impressió d'alta velocitat. La capacitat d'escriure text ràpidament - un dels més importants per a un gerent d'oficina.
3. es requereixen habilitats en l'administració obtingut en estudis anteriors si la persona està disposada en una gran empresa.
4. oficina d'habilitats. Gestió de registres - una de les principals responsabilitats d'aquest tipus de professionals, de manera que sense el coneixement bàsic és indispensable.
5. ús segur d'equips d'oficina. Les màquines de fax, impressores, escàners - tot això ha d'estar dins de la competència d'un gerent d'oficina.
6. alfabetització i el diàleg diplomàtic. Office Manager no només ha de comunicar-se de manera competent, que ha de ser capaç de resoldre les situacions de conflicte, si cal.
7. idioma estranger. El principal administrador de l'oficina empreses internacionals ha de tenir almenys Anglès bàsic.

La descripció del treball en general

La instrucció director de l'oficina de treball aprovat pel CEO. Diferents empreses poden diferir en alguns punts, però en general les seves principals disposicions no canviar. Amb instruccions de treball necessària per a conèixer abans de signar el contracte de treball, de manera que no es queixen del fet que realitzi certes càrregues no s'inclouen en els seus plans.

En termes generals es pot afirmar:

• que és responsable de la recepció d'un gerent d'oficina a treballar;
• que té dret a alliberar-del seu càrrec;
• que està subjecta a l'empleat;
• que presenti un gerent d'oficina;
• que exerceix les funcions de director de l'oficina en la seva absència, etc.

En general, els directors d'oficina estan subjectes a la directora general. correus estan subordinades a l'oficina dels administradors, conductors, netejadors, etc.

Així mateix, en termes generals es pot especificar, amb el qual el nivell d'habilitat dels treballadors, es pot prendre en la posició descrita.

responsabilitat directa

El següent punt en els deures prescriu un gerent d'oficina en un comunicat.

Per reprendre soiskatelstvo als sol·licitants d'ocupació sovint són donats d'alta en un compte separat, el que realitzen tasques en el treball previ a l'oficina. Pel que l'ocupador rep més informació sobre les habilitats del sol·licitant.

Quins elements es poden incloure en les obligacions directes del director de l'oficina?

1. Supervisió de trucades telefòniques. L'empleat ha de respondre a les trucades entrants, en la mesura del possible per respondre a les preguntes dels oponents, així com per informar les autoritats sobre la informació que se sol·licita transmetre.
2. Supervisar la documentació. Custòdia de documents, control de la correspondència, el registre d'ordres, etc. - un gerent de l'oficina deure immediat.
3. Reproducció de documents. En un oficial cap de la missió especial realitza la duplicació del treball.
4. L'execució de les cartes de peticions - és a dir, correspondència amb socis, clients o proveïdors, a petició del superior immediat.

Les funcions del director de l'oficina es poden incloure almenys sis tipus de treball. No obstant això, en cadascuna de la càrrega dels especialistes en aquesta categoria es determina individualment.

Gerent de l'Oficina de Drets

Qualsevol director de l'oficina d'instruccions inclou no només els drets sinó també els drets.

1. El subministrament d'informació. Per dur a terme diverses tasques gerent de l'oficina té el dret de sol·licitar la quantitat d'informació, incloent informació confidencial, el que ell necessita.
2. Expressar suggeriments de millora. Si l'organització del treball d'oficina necessari innovacions o noves ordres del director general, el director té dret a oferir a entrar.
3. Requerir condicions de treball adequades. Si els drets no es poden dur a terme a causa de la manca de les condicions necessàries, director de l'oficina pot requerir a crear.
4. Operar dins de la jurisdicció. Després d'haver estudiat la descripció del treball, l'empleat té el dret de prendre decisions independents i donar ordres, però només en el marc de la seva competència.

Es tracta d'un conjunt aproximat de regles que té un gerent d'oficina. Poden ser completades o reduir-se, en funció de les característiques específiques de la institució.

responsabilitat

Gerent d'Oficina - un comerç que també implica certes responsabilitats. El seu àmbit d'aplicació i la pena per violació del dret de determinar cada ocupador individual. Els articles més populars, que s'encarrega, en les descripcions de treball es veuen així.

1. Per negligència en les seves funcions. Els retards en l'execució de les ordres i qualsevol altra negligència - emprat vi, per als que han de respondre.
2. Per a una descripció de la informació confidencial. Els contractes de treball i les descripcions de les funcions dels elements de la confidencialitat de la informació s'han de llegir amb cura. Per la seva divulgació sovint poden perdre els seus llocs de treball.
3. Per la violació de l'esfera de competència. Accions fora de l'àmbit de competència dels empleats, no estan permesos.
4. Per la violació de les normes laborals, etc. Violació de les normes laborals, la normativa contra incendis i de seguretat - que també és l'esfera de responsabilitat de l'empleat.

Pros i contres de la professió

Aquesta professió té, com molts altres, una sèrie d'avantatges i desavantatges. Per tant, quins són els pros treball sent que el gerent de l'oficina?

treballadors convidats que treballen en aquest front, la preocupació, en primer lloc, la gran demanda d'aquesta professió: per guanyar una mica d'experiència en aquest camp, per trobar una posició que paga més alta és fàcil. Aquestes habilitats són activitats administratives i econòmiques, que s'adquireixen en el procés, són rellevants en la vida quotidiana. A més de treballar com a gerent d'oficina que li permet desenvolupar les seves habilitats de comunicació.

Entre les deficiències - l'augment de l'estrès psicològic experimentat pels empleats, perquè el termini d'un dia hàbil ha de resoldre una gran quantitat de diversos problemes. A més, els líders, a més dels drets regulars, sovint carreguen amb els gerents d'oficina peticions personals i instruccions addicionals.

Quan la professió docent?

Office Manager, que és - es desprèn de l'anterior. No obstant això, on es pot aprendre aquesta professió?

facultat especial, que prepararia directors d'oficina, no està en cap universitat. Però sovint el gerent vol aquesta posició va ser ocupada per les persones amb educació superior. Quin tipus d'educació és que no sempre és important - el més important que el sol·licitant era un estudiant graduat. A les ciutats de província per a aquesta posició pot prendre fins i tot després de 9 anys d'educació. Cada empresa decideix individualment el gerent d'oficina que necessitava.

Gairebé tots els ocupadors estar interessat en altres característiques del candidat:

• Si treballava principalment en el camp;
• el bé que posseeixi un ordinador;
• clericals sap;
• Si és propietari d'idiomes, etc.

No es pot ignorar les habilitats comunicatives humans. Si aquests indicadors tots els drets - les possibilitats d'aconseguir un augment de treball.