Documentació de la gestió: la base per a l'èxit de l'empresa

El document és un concepte molt gran. S'utilitza en nombroses i diverses àrees d'activitats de la gent, és objecte d'estudi en moltes disciplines científiques. Per tant, no es pot construir una definició inequívoca d'aquest concepte. El significat i el significat del document depèn de quina àrea de l'activitat humana s'utilitza. Després de tot, en la jurisprudència amb l'ajuda d'un document es pot testificar o demostrar qualsevol cosa, en la ciència històrica és una valuosa font d'informació sobre esdeveniments passats, i en la producció i l'empresa la disposició de gestió documentada correctament organitzada és la clau per a l'èxit, perquè el document aquí és el principal mitjà d'informació comercial, Amb l'ajuda de les quals es registren i es transmeten les decisions de gestió. És molt important tenir en compte que, a diferència dels periòdics, revistes, llibres que contenen informació processada, el document és la seva font principal, ja que és aquí on primer es registra.

Fonaments del suport a la gestió documental

L'àmbit d'activitat, que proporciona la circulació de documents i el treball amb documents oficials a l'empresa, tradicionalment es denomina treball d'oficina. Aquest terme apareix a Rússia al segle XVIII. I des del principi, el cas va denunciar un procés judicial o un assumpte administratiu que va decidir les autoritats. En conseqüència, el treball relacionat amb l'adopció de decisions finals sobre aquests temes va ser designat com a treball d'oficina. Més tard, van començar a cridar documents recollits en una determinada seqüència i d'acord amb certes regles. Fa uns 10 anys, el terme "suport de gestió de documents" va reemplaçar el treball d'oficina, que significa la creació de documents, documentació, és a dir, L'enregistrament d'informació sobre paper o altres suports d'acord amb determinades normes i normes establertes per diverses normatives i normatives, així com l'organització del sistema de gestió documental a l'empresa.

Podeu crear documents utilitzant diversos mitjans de documentació. Els més senzills són plomes i llapis, més difícils: una màquina d'escriure, un gravador de cinta, una càmera de vídeo, un equip fotogràfic, etc. Finalment, actualment, els ordinadors s'utilitzen per crear documents, el que simplifica i millora no només el procés de documentació, sinó també el sistema de gestió de documents complet. La tecnologia informàtica amb les seves àmplies capacitats és actualment la font principal i universal de creació i emmagatzematge de documents, principal proveïdor d'informació.

La gestió de la documentació també és la creació d'un complex sistema de gestió de documents multinivell. Es pot comparar amb la formació de paraules. Les lletres són paraules i les paraules són parts de la frase i la frase, de manera que els documents constitueixen el sistema primari, que és la base dels sistemes de documentació de més alt nivell. Sense un sistema integrat de treball amb documents, des de la seva creació, facturació i acabant amb el dipòsit en arxiu i emmagatzematge, l'èxit de l'empresa, la gestió de la producció i els negocis són impossibles. Es pot dir que una disposició de gestió documentada ben organitzada i ben organitzada és una necessitat bàsica per al treball de qualsevol empresa, que només pot existir quan el sistema de circulació del document funcioni correctament.

Gairebé tots els empleats de la institució s'enfronten amb documents en el seu treball. Els líders amb la seva ajuda reben la informació necessària sobre les activitats dels subordinats, coordinen el seu treball i eliminen els problemes que sorgeixen. Els empleats utilitzen documents per registrar la informació que necessiten en el seu treball. Per tant, és necessari que cada especialista sàpiga quina és la gestió de la documentació, per comprendre els fonaments del registre .