Processos de negoci - Què és això? Disseny, simulació, optimització de processos de negoci

Els mètodes moderns de gestió de l'empresa es prenen prestat cada vegada més tècniques i tecnologies estrangeres. I no perquè està de moda, sinó perquè és convenient i eficient. Un d'aquests mètodes es trenca tota la feina de rutina en components elementals i després descriu amb detall cada un va rebre un procés de negoci. Es necessita una gran quantitat de temps, però deduïda esquema permet trobar i debilitats i responsabilitats excessivament inflats i tasques clarament. Una vegada que la despesa de l'administració del temps pot delegar algunes de les seves responsabilitats per l'escala, alliberant-se a si mateix temps per a la planificació estratègica.

La vida segons el pla

Una altra cosa és que el personal de les empreses sovint no entenen el significat d'aquest procediment i dóna la benvinguda a la disposició de gestió per identificar els processos clau del negoci. No obstant això, cada vegada que hem de comprendre el modelatge i la descripció de les operacions elementals de cada unitat, i fins i tot empleats. El que és pitjor, si l'estat de l'empresa hi ha empleats que estan estudiant els processos de negoci de la companyia. Ells incessantment sobre alguna cosa que demanen, distret i d'una altra manera interfereixen amb l'aplicació de les responsabilitats funcionals directes de tot el personal. Què fer?

Anem a començar des de lluny. Cada matí, abans que la majoria de nosaltres una tasca - per venir a treballar. Per les seves solucions d'èxit necessiten temps per despertar, reunir-se i tenir lloc en algun transport (si es tracta d'un cotxe personal o un vagó de metro). A continuació, cada component pot ser dividit en procediments més petits: per tal de despertar el temps, es pot establir una alarma, i es pot demanar a algú perquè et desperti, etc. Independentment del resultat de la decisió mètode (despertar a temps) s'aconsegueix ... Però l'ascens, les taxes i les modalitats per treballar diferents solucions metodologies i el resultat final. En realitat, arribem a la primera definició.

Pel que és tot el que necessita

Per tant, el procés de negoci - una seqüència específica d'accions simples que transformen els recursos en un producte final útil. En el nostre exemple de vida, hi ha tres processos diferents, cadascun dels quals requereix la seva pròpia informació d'entrada i després d'alguna manipulació condueix al resultat desitjat. Anar a l'empresa. Independentment de la seva empresa a cada empresa la feina està determinada per la relació professional dels empleats: la transmissió d'informació, la definició de la necessitat del producte, anàlisi de la producció i dels recursos, etc, i és important tenir en compte que tot l'anterior té un valor només si es compleixen tres condicions ..:

- La informació donada a interessat en ella emprat;

- això es fa en el moment adequat;

- la forma en què es presenta la informació, és bastant simple i directe.

Per resumir l'anterior, es pot afirmar que el procés de negoci - és el flux d'informació, respondre a tres preguntes: què, on i quan. És per que el treball es va dur a terme sense problemes i de forma contínua, cal determinar-ne els components. En aquest cas no hi haurà duplicació de tasques, manca d'artista o el temps d'inactivitat.

Quan un procés de negoci clarament definit, cada empleat deixa de ser indispensable. Recordar quantes vegades van haver d'esperar, quan hi haurà un hospital (o tornar de les vacances) alguns dels seus col·legues; en la seva absència en el telèfon no para de sonar, i tothom està tractant d'esbrinar què i com ho està fent. I si respon a una sol·licitud d'orientació i va fer una descripció prou detallada dels processos de negoci, pot animar i calmar i relaxar, i, de vegades només per dinar ...

Pel que fa a les definicions formals del llenguatge, anem a argumentar que la descripció dels processos de negoci, l'empresa posa a aquests objectius:

• comprendre l'estructura general de l'organització i determinar la dinàmica del seu desenvolupament;
• identificar els desafiaments i oportunitats per a superar-los actuals;
• establir clares per a tots els participants (desenvolupadors, usuaris, clients, etc ...) metes i objectius del sistema;
• formular els requisits per al programari necessari.

Per descomptat, per si mateixa, la descripció dels processos de negoci no és d'interès. Però aquí es tracta de re-enginyeria - la tasca principal. Només mitjançant la comprensió de l'estructura de la relació, i la forma en què els fluxos d'informació, podem parlar de repensar la càrrega semàntica de l'empresa i en les seves divisions individuals. Però la reorganització s'ha de fer per tal d'aconseguir alguns objectius: millorar la qualitat de servei al client; reducció de costos; proporcionant una major llibertat en les decisions artistes (reducció dels terminis d'execució de les obres) i així successivament. d.

simple classificació

Molt sovint, la necessitat de descriure els processos de negoci de la informació apareix en empreses amb estructura orientada-funcional. El fet que les metes i objectius de les diferents departaments poden entrar en conflicte entre si. Això donarà lloc no només a una reducció de la rendibilitat de l'empresa, sinó també a la seva pèrdua de competitivitat.

L'enfocament modern de gestió és un procés cada vegada més a la natura. Tot el treball es considera com un conjunt específic de processos (cada un dels quals consta d'una o diverses operacions elementals). Per formalitzar i estandarditzar l'enfocament adoptat per categories com processos (classificació es porta a terme en relació amb el valor afegit del producte):

• bàsica - els estimats a través de la qual l'empresa rep ingressos: producció, comercialització, subministrament;
• de control - els que estableixen les metes i objectius dels departaments i artistes específics;
• suport - els que proporcionen els recursos de producció, però que no afegeix valor al producte final: la preparació i selecció de personal, suport financer, protecció legal, etc ...

A més dels ja esmentats independència del factor humà i l'adaptació simplificada dels nous empleats, la descripció dels processos de negoci que permet gestionar de forma eficaç els costos d'operació de l'empresa.

propietats

Ara es fa evident que la societat de gestió no només ha d'identificar els fluxos d'informació relacionada, però és evident que descrigui totes les activitats. Com que ja sabem que el procés de negoci - és part de la tasca general, passar d'una persona a una altra (dins de la seva unitat funcional o no - no importa), a continuació, passar al fet que tot en el món pot unificar-se. Una activitat professional - encara més.

Independentment de l'abast de cada procés de negoci pot descriure amb les mateixes característiques.

- Interfície - aquest és el principi i el final d'una operació senzilla.

- El propietari - un empleat de la companyia, que no només té els recursos necessaris per a treballar, però també planeja, analitza, gestiona el procés; i el més important - és responsable del resultat.

- Entra - missatge d'informació rebuda en qualsevol forma acceptada en l'empresa, el que determina la necessitat d'informació i que marca l'inici del procés.

- Sortir - materialitzat informació o part del producte que es consumeix externa al client artista.

- Artista - el personal de l'empresa, que participen en el mateix procés.

- Recursos - del material o de la informació d'activitat que no canvia durant el funcionament (i només serveix per a transformar la informació d'entrada en el producte final).

- Control de qualitat - la indústria o indicadors interns (realitzada per la Societat de Gestió) per determinar l'eficàcia de la feina.

la selecció obligatòria dels processos elementals

Per descomptat, no totes les empreses ha de ser la descripció dels processos de negoci. No obstant això, hi ha una sèrie de casos que no fan sense aquesta tediosa. Quins són els principals:

• L'activitat de l'empresa està automatitzat. En aquest cas, el diagrama de processos de negoci es tradueix en les necessitats del client programador de llenguatge senzill.
• Millora de les activitats de l'empresa. No només la modernització d'equips i tecnologies per ajudar a millorar el producte final; optimització de processos de negoci ofereix una oportunitat per identificar les fortaleses i debilitats del treball i prendre solucions de control adequades.
• organització de certificació de les normes internacionals (ISO). Creat el mateix per a tots els empleats del sistema de control de qualitat.

Com presentar una descripció del client

Modelització dels processos de negoci requereix una descripció de cada element. Com fer-ho sense dolor per a l'organització? Tres mètodes principals adoptats en la pràctica mundial: text, gràfics i tabulars.

Descripció del text involucra tots els avenços en una seqüència simple i comprensible. La forma i contingut poden ser gratuïts (si encara no s'ha desenvolupat estàndards internacionals o de la indústria) i regulat documents. Per exemple: departament de vendes transmet documentació comptable per al període en el departament de planificació; els empleats del departament de planificació per dur a terme estudis analítics per determinar la distribució i la dinàmica de la necessitat de fer ajustos en la producció; el resultat del departament de planificació es transmet al departament de màrqueting, on l'anàlisi de les causes del creixement (caient) Vendes i m. d.

Diagrama gràfic de processos de negoci permet visualitzar els resultats del treball analític. No hi ha necessitat de recordar que la percepció visual de la informació de manera més eficaç. Per tant, tot tipus de gràfics i diagrames ens permeten comprendre ràpidament el que està passant i trobar la solució adequada.

En els casos en què la principal tasca de reforma de les activitats - optimització de processos de negoci, cal utilitzar una forma de taula per a descriure. Amb que sigui més fàcil d'entendre la seqüència de passos i la direcció del flux d'informació. La placa d'identificació no només conté una descripció de la funció de les unitats regulars, sinó també gràfics de documents entrants i sortints, el títol (es pot especificar com una unitat completa, i l'empleat individual) i així successivament. D.

Com descriure el procés de negoci

No és suficient per dur a terme l'anàlisi dels processos de negoci. El més important en aquest cas és correcte, però al mateix temps i facilitar la descripció. Per començar a articular el nom d'un sol procés. Això l'ajudarà a entendre les seves característiques, el rendiment i la lògica en la cadena global de les activitats de producció.

Llavors vostè ha d'especificar quina informació d'entrada necessària per a la correcta execució de la tasca, així com la llista de la provisió de recursos. La seqüència gravada d'operacions simples, dels quals el procés no es perdi i no s'oblidi res.

Modelització dels processos de negoci no pot prescindir del propietari del procés i el seguiment del seu sistema d'aplicació. Amb aquesta finalitat, s'ha de tenir en compte en la descripció de les condicions generals de rendiment a la feina i la llista dels documents que s'envien al següent enllaç. Si simplifica la descripció hauria de tenir aquest aspecte: "... després de l'anàlisi de les vendes per al període del departament de planificació empleat omple la forma establerta (taula), que transmet al departament de màrqueting ..."

Un esquema simplificat de la descripció dels processos de producció

En l'elaboració de les descripcions més sovint empleats s'enfronten amb el fet que no saben com comunicar-se verbalment el contingut del seu treball. Per sistema de processos de negoci era clara i estructurada, es pot crear una nota. Que reflecteix les qüestions que cal donar una resposta clara i detallada tant com sigui possible. Així que, quines són les preguntes?

• Què? S'hi descriu específicament que va fer en aquesta operació.
• Per què? Transmet objectiu de l'operació.
• Quan? Es determina que inicia l'execució.
• Qui? Es refereix a artistes específics.
• Com? En ell s'enumeren els recursos necessaris.

Desenvolupament de Processos de Negoci suggereix que es pot utilitzar totes les formes de descriure. D'aquesta manera, s'obté l'esquema més detallat de treball. realització gràfic revelarà la relació de les unitats funcionals, i una taula de text, i donar-li el contingut de cada operació. Per desgràcia, l'automatització de processos de negoci no és possible sense aquest treball preliminar que consumeix temps.

Com recopilar informació

A la pràctica es coneix moltes maneres de com obtenir la informació necessària. En primer lloc cal analitzar els documents normatius que regeixen els empleats de la companyia. A continuació, ha de dur a terme entrevistes personals amb cada autor directe per tal de descriure el contingut de la seva obra. A més, per refinar i aclarir qüestions controvertides, consultors, analistes han d'utilitzar supervisar l'aplicació dels processos de negoci.

Si un enfocament integral per resoldre el problema, l'automatització de processos de negoci no sembla tan tediós exercici i inútil.

grup de treball

I, no obstant, si la tasca principal de la companyia - l'automatització de processos de negoci, i atreure consultoria externa direcció de l'empresa no té la intenció, necessàriament es planteja la pregunta: "Per on començar?" El primer pas és un grup de treball dels empleats de la companyia. És desitjable que els membres del grup de treball tenen una excel·lent capacitat d'anàlisi i la capacitat d'escoltar. De fet, com ja s'ha assenyalat, la major part de la feina és dur a terme entrevistes personals amb els processos de negoci intèrprets.

A continuació, cal fer una imatge real del funcionament del sistema. Pel que fa a la modernització del treball de l'empresa i portar beneficis a parlar de la reestructuració perfecta és probable que passi. Per tant, cal fixar el sistema i la direcció del flux d'informació en l'inici de l'optimització.

Què hi ha a la descripció

Per tal d'evitar la confusió i l'ambigüitat en la descripció dels processos de negoci, els experts recomanen l'ús dels mapes de procés. Aquest estandarditzats documents que permetin unificar totes les accions, independentment de l'esfera d'influència de l'artista i la complexitat de les operacions descrites.

Qualsevol descripció es pot dividir en els següents components:

• procés de forma unificada (en general una taula);
• mapa de processos de negoci (pot presentar-se en qualsevol forma - descripció de text, un gràfic o taula);
• rutes (fluxos d'entrada i sortida d'informació, recursos i finances);
• matrius de diversos processos de negoci (interacció Taula entre diferents processos que permet assignar fluxos i operacions primàries i secundàries);
• diagrama de flux (diagrama de flux d'un procés de negoci);
• Descripció detallada de textos;
• documentar (creació de documents que confirmen l'execució de processos);
• la identificació d'indicadors d'un procés de negoci (rendiment de la recerca i els indicadors, que es pot controlar no només el progrés, sinó també la qualitat);
• reglaments (en altres paraules, la descripció de la feina).

indicadors

Com s'ha assenyalat reiteradament, qualsevol procés ha d'haver mesurat. Cal en primer lloc per avaluar l'eficiència de tota l'empresa. Molt sovint, els experts recomanen per posar a prova els processos de negoci en quatre factors: temps, cost, qualitat i quantitat.

No obstant això, els models de processos de negocis són dinàmics i variats. Així que sovint no és suficient per avaluar només la velocitat d'execució dels treballs; cal tenir en compte les condicions de treball, i la infraestructura de l'empresa. A més, gairebé tota la indústria no pot existir sense proveïdors, finances, logística i socis. Aquest és també indicadors mesurables.

I, per descomptat, no cal oblidar-se dels mitjans de comunicació i el factor humà. Com més gran és el nivell de formació, menor és el temps que es trigarà a llegir les instruccions i d'introduir la informació.

Al cor de la major part dels principis d'anàlisi i disseny estructural (SADT - Anàlisi i Disseny Estructurat Tècnica) metodologia de modelatge ara està posat, així com alguns llenguatges algorísmics. Es pot parlar de l'existència de diversos models bàsics d'anàlisi de processos de negoci:

- Modelatge de Processos de Negoci - de fet, el modelatge - revela l'aspecte funcional de l'existència de l'empresa.

- El treball de modelatge de flux - descriu els fluxos de treball i és similar a dibuixar diagrames de flux.

- Flux de modelatge de dades - a diferència de l'anterior, descriu un flux de dades (informació); Està dissenyat per produir una seqüència d'operacions.

cicle de Shewhart, Deming

processos de negoci principals (1C que permet separar-los de la llista general) es recomana per descriure en un document separat anomenat "Regles de treball de producció." Tot el que és menys important en la naturalesa o es componen d'un petit nombre d'operacions simples, generalment es descriuen en les descripcions de treball.

En l'elaboració de les normes han de tenir en compte les condicions del cicle de millora contínua de l'empresa (model Shewhart-Deming). Les seves disposicions argumenten que l'optimització i millora - un procés sense fi. És a dir, que consisteix en tals decisions administratives ja han gestió d'un cercle viciós: la planificació, execució, control, ajustament.

En l'elaboració de la regulació hauria de tenir en compte els principis que garanteixen el compliment model de Shewhart-Deming:

1. El càlcul dels objectius per al proper període.
2. L'anàlisi de la dinàmica de les desviacions i la documentació de les presumptes causes.
3. La determinació de les operacions correctives i analitzar la seva eficàcia.

El desenvolupament del model ha d'estar d'acord amb les regles de negoci. Com les normes generalment acceptades en favor de base normativa-legal de l'Estat en què opera l'empresa. El segon model és la base de la política corporativa de la companyia.

La implementació d' un sistema de gestió de qualitat, que necessita per tenir cura del desenvolupament i l'harmonització dels processos de negoci. Com s'ha assenyalat anteriorment en aquest article - no sempre és el personal de l'empresa és conscient de la importància de la modernització va començar. Dur a cada empleat la importància de crear un model eficaç dels processos de negoci - la tasca de l'alta direcció.

Perquè està ben establert i el sistema ben dissenyat no només simplificarà aconseguir ara complir amb les normes internacionals de qualitat ISO 9001: 2008, sinó també millorar significativament l'eficiència de tots els empleats.

Tots dos d'aquests factors porten a l'empresa a augmentar la competitivitat del mercat, el que, al seu torn, té un efecte beneficiós tant per als inversors i clients.